Accountmanagers zijn doelgericht. Ze werken met targets en halen voldoening uit het overtuigen van (potentiële) klanten. Ze zijn niet bang om op hun gezicht te gaan. Praten gaat hen goed af. Ze snappen het mondelinge verkoopspel en zijn goed in het opbouwen van een relatie. Maar offertes schrijven… dat is een ander verhaal. Hieronder 3 redenen waarom accountmanagers niet het maximale uit hun offertes halen. En gelukkig ook 3 oplossingen met voorbeelden.
Reden 1: offertes sluiten zelden aan bij de sfeer van het verkoopgesprek.
Ik heb vorig jaar een verbouwing laten doen door een aannemer. Het gesprek verliep informeel. We spraken elkaar aan met ‘je’ en ‘jij’. We maakten grapjes en er heerste een relaxte sfeer. Na het gesprek spraken we af dat de aannemer een passende offerte ging schrijven. Ik ontving vervolgens deze brief bij de offerte die verder vooral bestond uit een technische omschrijving.
| Geachte heer, mevrouw, Bij deze doen wij u een vrijblijvende prijsopgave toekomen voor de werkzaamheden als beschreven in onze technische omschrijving en onderstaande aanneemsom. Omschrijving Adres xxx – dakopbouw Afronding Totaal ex btw btw 21% over btw 9% over Totaal inclusief btw € xxx,xx Bovenstaande aanbieding is uitsluitend bij een ongedeelde opdracht. Mocht u zich kunnen vinden in ons voorstel, vernemen wij dit graag. Hierna zullen wij een opdrachtbevestiging opstellen via www.ondertekenen.nl. Na ontvangst kunnen starten wij met het inplannen van de werkzaamheden. Vertrouwende u hiermee een passende aanbieding te hebben gedaan verblijven wij, Hoogachtend, xxx |
Het is een hele formele, afstandelijke brief met een opsomming van de prijs. En de goede sfeer uit het gesprek? Die is totaal verdwenen.
Oplossing 1: laat de offertes aansluiten bij de toon van het gesprek.
Ik schreef eerder al een blog over het belang van de juiste tone of voice. Het gaat er niet alleen om wat je opschrijft, maar vooral ook hoe je dat opschrijft. Laat je offertes aansluiten bij de sfeer uit het gesprek. Was het een informeel gesprek? Dan moet de offerte ook informeel zijn. Was het een zakelijk gesprek? Vul hem maar in…dan moet de offerte ook zakelijk zijn.
Stel je voor dat de aannemer een offerte schrijft die aansluit bij de sfeer van het gesprek. Hoe komt dit op je over?
| Beste Jacques en Anne, Leuk om vorige week samen door jullie huis te lopen. We zagen samen al voor ons hoe mooi het eindresultaat van de verbouwing kan zijn. Jullie willen graag een opbouw laten plaatsen waardoor jullie er een extra slaapkamer en badkamer bij krijgen. Leuk dat ik daarvoor een offerte mag schrijven. We gaan graag voor jou en Anne aan de slag. Op deze bladzijde lees je eerst de totale prijs voor de verbouwing. De details over de werkzaamheden lees je vanaf de volgende pagina. Daarin leg ik graag uit wat we precies gaan doen. Na de details lees je ook nog onze Algemene Voorwaarden. De totale kosten voor de verbouwing zijn € xxx,xx inclusief btw. Dat bedrag is als volgt opgebouwd. Omschrijving van de opdracht. Adres xxx – dakopbouw Afronding Totaal ex btw btw 21% over btw 9% over Leuk om te horen hoe we verder gaan. Maar misschien hebben jullie nog vragen of opmerkingen. Dan hoor ik dat natuurlijk graag. Ik licht alles graag nog toe in een persoonlijk gesprek. Jullie bereiken mij via <e-mail> of <telefoonnummer>. Hartelijke groet, xxx |
Reden 2: offertes bieden geen goede oplossingen voor het probleem van de klant.
Klanten willen erop vertrouwen dat de accountmanager hun probleem oplost. Ze zijn op zoek naar vertrouwen. Ze willen hun geld goed besteden. Dat kunnen ze immers maar één keer uitgeven. Daarom vertellen ze in het gesprek wat de reden is waarom ze jouw product of dienst willen kopen. Oftewel, hun koopmotief. Denk bijvoorbeeld aan een angst of andere emotionele wens. Dat betekent dat je in de offerte de juiste oplossing voor het probleem van de klant moet aanbieden. En daar wringt de schoen vaak. Want accountmanagers zijn gewend vanuit zichzelf en hun oplossing te praten. In plaats van vanuit de klant en zijn angst.
Bijvoorbeeld: een situatiebeschrijving van een bedrijf dat veiligheidsschoenen verkoopt. In de offerte schrijft de accountmanager de volgende korte situatiebeschrijving:
| U bent op zoek naar veiligheidsschoenen voor 250 medewerkers. Ze moeten hen beschermen tegen vallende objecten. Dat betekent dat u categorie S3 schoenen nodig hebt. |
Oplossing 2: laat direct zien dat je de klant en zijn angst begrijpt.
Het is heel belangrijk om in een offerte te laten zien dat je de situatie van de klant perfect begrijpt. Dat je snapt waarmee hij worstelt. Of wat zijn wensen zijn. Hoe beter je dat beschrijft, hoe meer vertrouwen de klant krijgt dat de accountmanager hem begrijpt. En het maakt het ook een stuk eenvoudiger om vervolgens de offerte op te bouwen. Je kunt namelijk steeds refereren aan de situatie van de klant.
Kan het ook zo?
| U heeft 250 medewerkers in dienst. ‘Mijn medewerkers moeten in alle veiligheid hun werkzaamheden kunnen uitvoeren’. Dat gaf u aan tijdens ons gesprek vorige week bij u op kantoor. Een voorbeeld van goed werkgeverschap noemde u het. Met de huidige krappe arbeidsmarkt is het belangrijk dat u een aantrekkelijke werkgever blijft. Daarom bent u op zoek naar de juiste veiligheidsschoenen voor uw medewerkers. Daar helpen wij u graag bij. Een goede veiligheidsschoen is van groot belang voor de medewerkers van uw bedrijf. uw medewerkers lopen namelijk het risico dat er zware voorwerpen op hun voeten vallen. Samen namen we al even de veiligheidscategorieën door. We kwamen uit bij de categorie S3 veiligheidsschoen. De S3 veiligheidsschoen biedt uw medewerkers maximale veiligheid in hun werkomgeving. Met die schoen hoeven uw medewerkers zich geen zorgen te maken als er iets op hun voeten valt of als ze ergens tegenaan stoten. |
In deze situatiebeschrijving laat je zien dat je de klant begrijpt. Bovendien kom je terug op een aantal onderdelen van het gesprek dat jullie voerden.
Reden 3: offertes staan vol oubollig en saai taalgebruik.
De lezer wil vermaakt worden. Die wil geen ellenlange zinnen lezen met taalgebruik uit de vorige eeuw. Hoeveel offertes openen niet op de volgende manier?
| Naar aanleiding van ons prettige gesprek doe ik u hierbij een offerte toekomen. Bla, bla, bla. |
Herkenbaar? Helaas wel he. Het gevolg? Klanten ben je al na de eerste zin kwijt.
Oplossing 3: kies voor fris, creatief en eigentijds taalgebruik.
Probeer in de opening van de offerte direct iets uit het gesprek te herhalen. Bijvoorbeeld:
| Op wellicht de heetste woensdag van het jaar spraken we elkaar via Teams. Jullie vanuit de airconditioning in Groningen en ik zonder airconditioning in Leiden. Makkelijk dat het op deze manier kan tegenwoordig. |
De klant herkent zich direct in jouw uitspraak. En je verleidt hem om verder te lezen.
Tip: laat ons offertes schrijven die lezen als een trein.
Want waarom proberen om accountmanagers betere teksten te laten schrijven? Wij schrijven offertes waarin de klant echt centraal staat. Waarin hij de toon uit het gesprek herkent. En waarin je hem een echte oplossing voor zijn probleem biedt. Hoe we dat doen? Neem gerust contact met ons op. Wij vertellen je graag hoe we offertes schrijven waarmee je het vertrouwen van klanten wint.