Na wekenlang zwoegen en ploeteren is de aanbesteding af. Alle vinkjes staan goed, je plan van aanpak staat en je prijs is goed. Dat kan niet misgaan… Totdat je de uitslag ontvangt en leest dat je plan van aanpak toch niet zo goed beoordeeld is. Hoezo niet goed? Kunnen ze niet goed lezen ofzo?
Welnee; beoordelaars willen aan de hand genomen worden.
De drukke baan, alle verantwoordelijkheden, de stápels stukken die ze door moeten lezen … Geen wonder dat ze niet ieder plan van aanpak van A tot Z uitpluizen. Want hoe toegankelijk en concreet is je plan van aanpak? Heb je de aanbesteding echt op maat geschreven voor het probleem waarmee de aanbesteder worstelt? Of heb je veel slechte standaardteksten gebruikt?
Zorg daarom voor een plan van aanpak op maat.
Zorg dat je teksten wél worden gelezen. Teksten die aansluiten bij de vraag van de aanbestedende dienst. Een tekst die helder en begrijpelijk is. En een tekst die echt overtuigt. Hoe je dat doet? In deze blog lees je 5 tips.
Tip 1: volg de opbouw van de vraagstelling van de aanbesteding.
Het klinkt zo simpel. En toch zie ik veel plannen waar delen van de vraag niet worden beantwoord. Of waar het antwoord op de vraag helemaal onderaan staat. Of waar de vragen wel allemaal in beantwoord worden, maar allemaal door elkaar.
In het algemeen staat er in een aanbesteding bij de kwaliteitscriteria een duidelijke indeling. En beoordelaars lezen de antwoorden ook op die manier. Volg dus gewoon de opbouw van de vraag bij het geven van je antwoorden. En maak het beoordelaars daarmee zo makkelijk mogelijk.
Tip 2: laat zien dat je een projectspecifieke oplossing biedt.
Natuurlijk zijn vragen van de aanbestedende diensten per branche vaak hetzelfde. Bijvoorbeeld in de bouw staan er bijna altijd vragen in over omgevingsmanagement. Of in de facilitaire wereld over SROI. Het gevaar is dan dat je de vragen ook met standaarden beantwoordt. En daar prikken beoordelaars zo doorheen.
Laat zien dat het antwoord dat je geeft écht een antwoord is op de vraag van de specifieke aanbestedende dienst. Als ze dus om een proces vragen, geef je in je aanbesteding aan hoe je dat proces specifiek voor hen zo inricht. En niet hoe je dat altíjd aanpakt.
Tip 3: wees zo concreet mogelijk.
Concreet schrijven heeft enorm veel voordelen. Je zorgt dat de lezer meer weet. Je zorgt dat de lezer minder of geen vragen meer heeft. Daardoor is het ook veel efficiënter. Je bent klantgericht bezig. Want als het duidelijk is voor de lezer, hoeft hij geen moeite meer te doen. Je voorkomt open eindjes. Je laat zien dat je echt nagedacht hebt over je oplossing. Kortom: hoe concreter, hoe beter.
| Meer over SMART en concreet schrijven lees je hier. |
Tip 4: onderbouw je aanbesteding met cijfers, referenties of ervaringen.
Het is leuk om te lezen dat je een hoog servicelevel hebt. Of dat je al meerdere basisscholen hebt gebouwd. Maar het is nog duidelijk als je schrijft dat je servicelevel in 2022 gemiddeld een 8 kreeg van jouw klanten. Omdat je dat onderzocht hebt in een klanttevredenheidsonderzoek. En het is veel leuker om te lezen als klant X vertelt hoe tevreden ze waren bij het bouwen van school Y. Omdat de samenwerking zo goed verliep.
Tip 5: schrijf in heldere en begrijpelijke taal.
Ja hoor, daar is het stokpaardje weer! Maar, het blijft een belangrijke tip die ik iedere keer weer meegeef. Want jouw lezer (de beoordelaar) wil zo min mogelijk tijd investeren in jouw tekst. Hij moet namelijk niet alleen jouw plan van aanpak lezen, maar ook die van de andere leveranciers. En je wilt natuurlijk dat ze de essentie van jouw plan van aanpak zo snel mogelijk begrijpen. Dus weg met al dat jargon en moeilijke woorden. En weg met die muren van tekst en onleesbare alinea’s.
Kortom, maak het de beoordelaars zo makkelijk mogelijk.
Maak gebruik van deze tips. Of neem contact op met ons om je daarbij te helpen.