Gebruik jij al doping bij het schrijven van een aanbesteding?

Een foto van doping die je kunt gebruiken bij het schrijven van een aanbesteding

Ik ben een groot wielerfan. Om zelf te doen, maar ook om te kijken. Tijdens de Tour de France was het vooral een gevecht tussen Jonas Vingegaard en Tadej Pogačar. En wie heeft gekeken, herinnert zich de 16e etappe nog wel. Een individuele tijdrit die glansrijk werd gewonnen door Jonas Vingegaard. En vanwege het grote verschil (en de geschiedenis van het wielrennen) werd er direct weer gesproken over doping. Dat inspireerde mij om deze blog te schrijven.

Het gaat natuurlijk niet echt om het gebruiken van doping, maar wel om het gebruiken van methoden om jouw inschrijving te verbeteren. Hoe kun je voor, tijdens en na het schrijven van een aanbesteding doping gebruiken?

Voor het schrijven van een aanbesteding: het benutten van de beïnvloedingsfase.

Een aanbesteding is het eind van het salesproces. De mogelijkheid tot beïnvloeding is dan (nagenoeg) voorbij. Daarom is het belangrijk om de beïnvloedingsfase zo goed mogelijk te benutten. Daar heb je in ieder geval 2 instrumenten voor:

Zorg dat je in contact staat met de opdrachtgevers.

Dat klinkt natuurlijk als een open deur. Maar dat geldt voor veel uitspraken. Proactief contact leggen en houden is essentieel tijdens de beïnvloeding. Je kunt hiervoor kijken naar gegunde opdrachten op Tenderned. Daarin vind je ook de looptijd van raamovereenkomsten. Of maak een overzicht via de Rijksaanbestedingskalender.

Door in gesprek te gaan met de opdrachtgevers weet je wat hun uitdagingen en pijnpunten zijn. Zodra je dat weet, kun je hen overtuigen van jouw oplossing. Of kijken of je jouw oplossingen kunt aanpassen aan de behoeften van de opdrachtgevers. Daarnaast bouw je natuurlijk ook een relatie op met relevante contactpersonen. En mensen kopen uiteindelijk van mensen. Dus die relatie is altijd belangrijk.  

Zorg dat je meedoet aan marktconsultaties.

Op Tenderned komen regelmatig marktconsultaties voorbij. De definitie volgens PIANOo Expertisecentrum Aanbesteden is: een ‘door een aanbestedende dienst georganiseerde informatie-uitwisseling met belanghebbende partijen over een voorgenomen aanbesteding’. In normaal Nederlands betekent het dat opdrachtgevers informatie ophalen uit de markt over het project dat ze willen opstarten. Op die manier kunnen ze de aanbesteding beter laten aansluiten op de markt.

Een waardevol moment om aan mee te doen. Want je kunt de opdrachtgever beïnvloeden door ze te overtuigen bepaalde eisen op te nemen. Of ze al wat meer richting jouw oplossing proberen te bewegen. En je werkt natuurlijk ook gewoon aan de relatie met je (potentiële) klant.

Voor het schrijven van een aanbesteding: vrienden zijn met inkoopadviesbureaus.

Aanbesteden is een vak. Dat geldt niet alleen voor partijen die zich inschrijven op aanbestedingen. Het geldt natuurlijk ook voor opdrachtgevers. En niet iedereen is gezegend met een groot en professioneel inkoopteam. Daarom zijn er inkoopadviesbureaus. Zij begeleiden organisaties om de aanbestedingen op de juiste manier in de markt te zetten.

Behandel inkoopadviesbureaus hetzelfde als (potentiële) klanten.

Zorg dat je bij hen in beeld bent. Ze hebben vanzelfsprekend ook contact met de opdrachtgevers over interessante marktpartijen. Op openbare aanbestedingen kun je altijd inschrijven. Maar voor onderhandse aanbestedingen moet je uitgenodigd worden. En dan is het dus belangrijk om boven aan de lijst bij de adviesbureaus te staan.

Tijdens het schrijven van een aanbesteding: gebruikmaken van goede standaardfragmenten.

Hierover is nog weleens wat discussie. Want iedere aanbesteding en dus ieder probleem is uniek. Dus is werken met standaardfragmenten dan wel een goed idee? Tegelijkertijd kun je wel situaties en vragen bedenken die je bij iedere aanbesteding in jouw branche voorbij ziet komen. Denk bijvoorbeeld aan thema’s als Duurzaamheid of SROI. Daar kun je op voorsorteren door goede standaardfragmenten te hebben.

Zorg ervoor dat je de standaardfragmenten voor iedere aanbesteding projectSpecifiek maakt.

De oplossing die je biedt moet natuurlijk passen bij het probleem en de situatie van de opdrachtgever. En dus werkt het niet om teksten volledig te kopiëren en plakken. Kijk dus altijd goed naar de vraag van de opdrachtgever, kernwaarden en andere aspecten om je teksten projectSpecifiek te maken.

Tijdens het schrijven van een aanbesteding: het stellen van de juiste vragen bij de Nota Van Inlichtingen.

Tijdens een aanbestedingsprocedure mag je geen contact hebben met de opdrachtgever. De enige mogelijkheid daarvoor is tijdens de Nota van Inlichtingen (NVI). Maak daar dus ook altijd gebruik van. Je kunt allerlei type vragen stellen. Over de procedure, over de inhoud, over de gestelde eisen. Meestal zijn er 1 of 2 vragenrondes. 

Probeer de vragen strategisch in te zetten.

Niet alleen de opdrachtgever ziet alle vragen en antwoorden. Ook de concurrentie ziet alles. Houd dit dus in je achterhoofd bij het stellen van bepaalde vragen. Je wilt de concurrentie ook niet slimmer maken dan nodig is.

Tijdens het schrijven van een aanbesteding: beoordelaars aan de hand nemen.

Beoordelaars zijn net mensen. Ze willen het liefst aan de hand worden genomen bij het lezen van een aanbesteding. Daarmee bedoel ik dat je zoveel mogelijk de opbouw van de vraag en de aanbesteding moet aanhouden. Begin ook met het geven van het antwoord op de vraag. Ik zie nog steeds veel teksten voorbijkomen waarbij het antwoord op de vraag helemaal onderaan de tekst staat. Terwijl dat voor de beoordelaar het belangrijkste is.

Maak gebruik van het halo-effect.

Hierover schreven Richard Lennartz en Theo van der Linden eerder een blog. Ze schrijven daarin ook over het halo-effect. Dat treedt op als de beoordelaar 1 positief aspect van iemands prestatie veralgemeent naar andere aspecten. Uiteraard proberen beoordelaars zo transparant, eerlijk en betrouwbaar mogelijk teksten te beoordelen. Maar het is een psychologisch effect om een tekst positiever te beoordelen als het je meer aanspreekt. Zorg dus dat je tekst goed gestructureerd, helder geschreven en mooi opgemaakt is.

Na het schrijven van een aanbesteding: het voeren van een evaluatiegesprek.

Je wilt natuurlijk het liefst iedere aanbesteding winnen. Maar helaas komt het ook voor dat je concurrent een passendere (of goedkopere) oplossing biedt. Of je nu wint of verliest; je wilt de motivatie van de opdrachtgever weten. Om ervan te leren, en om de volgende keer een betere aanbesteding in te dienen.

Tijdens een evaluatiegesprek werk je direct ook weer aan de relatie.

Je laat aan de opdrachtgever immers de motivatie zien om zo goed mogelijk op zijn probleem in te willen spelen. Zowel als je wint en als je verliest. Bovendien geeft het je nuttige informatie om te gebruiken bij andere aanbestedingen. 

Na het schrijven van een aanbesteding: het updaten van de tenderbibliotheek.

Dit is verbonden aan het gebruiken van standaardfragmenten. Het werken met standaarden kan het proces slimmer, sneller en efficiënter maken. Tegelijkertijd is het belangrijk er constant aandacht aan te besteden. De winst van vandaag is immers geen garantie voor de toekomst. En de ene tekst werkt misschien goed voor opdrachtgever A, maar niet voor opdrachtgever B.

Zorg dat je tenderbibliotheek up-to-date blijft.

Het gevaar van het gebruiken van een bibliotheek is dat je werkt met ‘vervuilde’ content. En juist daarom een aanbesteding verliest.

Wil je geen doping gebruiken, maar vooral gewoon winnen?

Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag.