Ik heb nogal wat salesbaantjes gehad in mijn leven. In een eerdere blog vertelde ik al over mijn bijbaan als donateurwerver. In die tijd volgde ik verschillende salestrainingen. En kwam ook voor het eerst de term ‘gunfactor’ voorbij. Een hele belangrijke factor in het verkoopproces. En al helemaal bij aanbestedingen. Daar hebben ze zelfs gunningscristeria (oké, heel flauw).
Face to face is de gunfactor natuurlijk een heel ander issue dan bij een schriftelijke inzending. Want als je een aardig en innemend persoon bent, krijg je (vaak) makkelijker dingen gegund. Maar hoe speel je die aardige en innemende persoonlijkheid uit als je een papieren offerte instuurt? Kortom, hoe zorg je op papier dat de beoordelaar jou de offerte gunt? Hieronder lees je 5 tips.
1. Creëer sympathie door te spiegelen in tekst.
Spiegelen in mondelinge communicatie is bij de meesten wel bekend. Tijdens trainingen van Loo van Eck noemen we dat ook wel ‘papegaaien’. Maar je kunt dat natuurlijk ook op papier doen. Simpel gezegd draait het erom dat je voor de lezer herkenbare woorden en termen gebruikt. Je zoekt overeenkomsten met de lezer waardoor de lezer meer sympathie krijgt voor jou. En laat dat nou net een van de beïnvloedingsprincipes van Cialdini zijn.
2. Zorg dat je je klant kent.
Hoe beter je de klant bent, hoe beter de oplossing is die je gaat aanbieden. Bij een onderhandse aanbesteding is dat (meestal) wat makkelijker dan bij een openbare aanbesteding. Bij een onderhandse aanbesteding word je over het algemeen uitgenodigd, omdat de klant jouw organisatie al kent. Aan die relatie heb je gewerkt, en je weet waar de klant naar op zoek is. Je weet waar eventuele verbeterpunten mogelijk zijn. En als het goed is, weet je hun koopmotieven waarop je kunt inspelen.
Bij een openbare aanbesteding kan dat lastiger zijn. Misschien ken je de klant niet, maar wil je wel graag voor de klant werken. Dan is het belangrijk om goed onderzoek te doen. In de leidraad vind je natuurlijk al informatie over hun doelstellingen en behoeften. Maar ik raad je aan om bijvoorbeeld ook goed rond te vragen in je netwerk en om desk research te doen.
3. Interpreteer de vraag van de klant op de juiste manier.
Vaak zie je dat organisaties de leidraad ontvangen en direct met het beantwoorden van de vraag beginnen. Maar is de vraag die in de leidraad staat wel de echte vraag? Of zit er nog meer achter? Wat is het hogere doel van de organisatie? Kun je het koopmotief achterhalen? Denk hierbij bijvoorbeeld aan zekerheid, veiligheid, geld of tijdbesparing. Als je dat als uitgangspunt neemt, schrijf je opeens een heel ander voorstel. Want je gaat niet uit van jouw oplossing, maar van de wens van de klant. En die kleine nuance is heel belangrijk bij het schrijven van een aanbesteding.
En ken je de klant niet zo goed? Zorg dan vooral dat je bij de Nota van Inlichtingen de juiste vragen stelt om de vraag duidelijker te krijgen.
4. Besteed aandacht aan het uiterlijk.
Daarmee bedoel ik niet dat je een leuke foto van jezelf meestuurt. Nee, ik doe daarmee op de opmaak van het document. Het oog wil immers ook wat.Je wilt laten zien dat je specifiek voor deze klant aandacht besteedt aan het uiterlijk van je plan van aanpak. Maar je straalt niet alleen uit dat je de opdracht graag wilt. Je geeft ook je eigen organisatie een gezicht. Door het uiterlijk aan te laten sluiten bij je eigen huisstijl en kernwaarden.
| Een voorbeeld uit een eigen beslissingsproces. Toen we de website van Wintaal wilden laten maken, hebben we een aantal gesprekken gehad en offertes ontvangen. We hebben uiteindelijk gekozen voor Jak Design. Niet omdat ze de goedkoopste waren (dat waren ze namelijk niet). Maar hun offerte werd verstuurd in een offertesysteem en zag er by far het meest verzorgd uit. Dat gaf mij het vertrouwen om hen ook het webdesign te laten verzorgen. |
5. Schrijf in begrijpelijke taal.
Het is ondertussen een stokpaardje aan het worden. Maar laat zien dat je de lezer serieus neemt en dat je respect hebt voor de lezer. Dat doe je in ieder geval door de volgende 3 aspecten.
Sluit aan bij de verwachting van de lezer.
Een goede tekst sluit aan bij de verwachting van de lezer. Denk daarom vanuit de lezer. Wat zijn de vragen die bij de lezer opkomen? Die vragen vormen de basis voor je tekst. Begin dus ook eerst met het antwoord op de belangrijkste vraag en geef daarna overige informatie.
Schrijf alinea’s die lezen als een trein en de lezer overtuigen.
Ook hier geldt weer dat ze moeten aansluiten bij de verwachting van de lezer. Elke goede alinea begint met een tussenkop. Schrijf die tussenkop als een kernboodschap en zorg dat je die boodschap vervolgens beargumenteert en bewijs levert.
Zorg dat je schrijfstijl niet afleidt van de inhoud.
Een goede tekst mag nooit afleiden van de inhoud. Een lezer mag nooit vinden dat de tekst ‘te simpel in geschreven’ of ‘dat er niet doorheen te komen is’. Zinslengte en woordkeus spelen hierin een belangrijke rol. Probeer niet te lange zinnen te maken. Gebruik eens een opsomming. En zorg ervoor dat je niet te veel terminologie en jargon gebruikt. En oubollige woorden als inzake, dermate of conform? Die zijn niet meer van deze tijd. Die gebruik je toch ook niet meer in spreektaal? Zorg daarom dat je schrijft zoals je spreekt.
Wil jij ook de volgende aanbesteding gegund krijgen?
Laat ons dan zorgen voor de tekst en de opmaak. Wij helpen je graag. Neem hier contact met ons op.