Op de middelbare school waren leraren altijd erg streng over de deadline voor het inleveren van een werkstuk. “Het moet per se op vrijdag voor 15.00 uur in mijn (nog niet digitale) postvak liggen. Zo niet, dan volgt direct een onvoldoende en dus een herkansing.” Leraren werden vervolgens geacht om binnen 2 weken een cijfer te geven. Maar, 2 weken later volgde een simpele mededeling: “ik haal het niet, het wordt 2 weken later”. Frustratie alom: want waarom gelden er voor hen andere regels dan voor mij? Die frustratie heb ik ook bij sommige aanbestedingen: het verplaatsen van de gunningsuitslag met 1 maand (of meer). Is dat de enige frustratie? Nee hoor. Daarom lees je deze week mijn top 5 (in willekeurige volgorde) van aanbestedingsfrustraties.
Het uitstellen van de gunningsuitslag.
Die staat toch wel met stip op 1. En niet alleen bij mij, maar ook bij onze klanten. En blijkbaar gebeurt het nogal vaak. Op Tenderned is te vinden dat bijna de helft van de voorlopige gunningsbeslissingen vertraagd is. In iets meer dan de helft van die gevallen gaat het om 1 week. Maar bij bijna 15% van de gevallen gaat het om meer dan 1 maand. Naast het feit dat het gewoon irritant is, kan het ook nadelige gevolgen hebben voor de inschrijvers. Denk bijvoorbeeld aan de geldigheid van offertes die je opvraagt bij je eigen leveranciers. Of je eigen planning die hierdoor in de war wordt geschud.
Geen rekening houden met vakantieperiodes.
Hierover is op LinkedIn wel vaker wat geschreven. Gelukkig gaat het al steeds beter, maar toch wordt er niet altijd rekening mee gehouden. Iedereen herkent de einde-van-het-jaar-stress wel. En dan komt er ook nog een aanbesteding bij. Of je de aanbesteding 1 week na de kerstvakantie wilt indienen. In plaats van uitbuiken na het kerstdiner betekent het gewoon in de pen klimmen om het plan van aanpak te schrijven.
Het missende vinkje.
En dan doel ik niet op een missend vinkje van Joris Luyendijk. Nee, ik doel op het missen van een detail bij het indienen. Ik weet nog goed dat een collega van Loo van Eck een paar weken had toegewerkt naar het indienen van een aanbesteding voor een provincie. Een provincie waar ze al jaren met succes voor werkte.
Ze had netjes alle documenten verzameld en ingevuld. Een dijk van een plan van aanpak geschreven. En, op tijd alles ingediend. Maar helaas… een paar uur na het indienen ontvangt ze het bericht dat de aanbesteding ongeldig is verklaard. Ze was namelijk 1 vinkje vergeten aan te kruisen op Tenderned. En de provincie was onverbiddelijk: de aanbesteding is niet geldig, dus we leggen hem ter zijde.
Te weinig of juist te veel pagina’s.
Aanbestedingen zijn er in alle soorten en maten. Uitvragen met 2 kwaliteitscriteria, maar ook met 10 kwaliteitscriteria. Vaak begeleid door enorm lijvige aanbestedingsdocumenten. Maar…. Of je de kwaliteitscriteria wel even op maximaal 2 A4, lettertype Arial 10 wilt beantwoorden. Want de inschrijver moet natuurlijk wel kort en bondig kunnen schrijven. Maar dat is voor de aanbestedende dienst zeker geen vereiste. Natuurlijk zijn er aanbestedende diensten waar dit niet voor geldt. Zo is Aanbesteden op 3 A4 wellicht wel bekend voor je. Een initiatief van de Rijksinkoopsamenwerking.
Het is natuurlijk niet altijd mogelijk om aan te besteden op 3 A4. Maar het uiten van de ambitie is in ieder geval een belangrijke stap in de goede richting. Fijn dat ik in 2015/2016 de Rijksinkoopsamenwerking (toen nog de Haagse Inkoopsamenwerking) mocht helpen bij het verhelderen van hun aanbestedingsdocumenten en het trainen van hun inkoopprofessionals.
Abstract taalgebruik aanbestedende dienst.
In de alinea hierboven schreef ik al over aanbesteden op 3 A4 en het trainen van inkoopprofessionals. In de training leerden we de inkoopprofessionals helder te schrijven op taalniveau B1. Voor wie niet weet wat taalniveau B1 is: taalgebruik dat het overgrote deel van Nederland begrijpt. Geen lange zinnen, zo min mogelijk moeilijke woorden en termen, een actieve schrijfstijl en overzichtelijke tussenkoppen.
Een van de doelstellingen van aanbesteden op 3 A4 is helder en toegankelijk taalgebruik. En dat staat haaks op wat we in veel aanbestedingsdocumenten zien. Lange, moeilijke zinnen die je meerdere keren moet lezen voordat je hem begrijpt. Eerder regel dan uitzondering, net als het veel te juridische taalgebruik. Als je wilt dat inschrijvers helder, kort en bondig schrijven, zorg dan dat je dat zelf ook toepast.
Overigens zorgen heldere aanbestedingsdocumenten ook voor minder vragen bij de NVI. Daarmee besparen aanbestedende diensten zelf dus ook vooral tijd.
Wil je zorgen dat het plan van aanpak in ieder geen frustraties oplevert?
Dan helpen wij je graag verder. Neem hier contact met ons op.