Met Wintaal zijn we nu al een aantal maanden bezig om bedrijven te helpen met het winnen van een aanbesteding. Veel mensen die ik spreek, kennen de wereld van aanbestedingen al goed. En vragen dus ook vooral hulp bij het schrijven en het opmaken van een aanbesteding. Maar er zijn natuurlijk ook nog veel mensen die de aanbestedingswereld niet goed kennen. Voor hen heb ik deze blog geschreven. In deze blog lees je in 8 stappen waaraan je moet denken bij het deelnemen aan een aanbesteding.
1. Gun jezelf een voorsprong door actief te zijn op aanbestedingsplatformen.
Aanbestedingen worden gepubliceerd op verschillende platformen. Bijvoorbeeld Tenderned, Mercell, Negometrix en CTM Solution.
Tenderned publiceert namens de overheid alle nationale en Europese aanbestedingen. Houd de verschillende platformen dan ook altijd goed in de gaten. Maar begin je net, dan adviseer ik vooral Tenderned in de gaten te houden.
De platformen bieden een schat aan informatie.
Natuurlijk kun je zien welke aanbestedingen en marktconsultaties er die dag op de markt komen. Maar je kunt bijvoorbeeld ook zien welke opdrachten aan wie zijn gegund. Dat geeft direct wat informatie over concurrentie. Ook zijn er allerlei cijfers beschikbaar op Tenderned. Bijvoorbeeld over het aantal aanbestedingen, de gegunde waardes, marktconsultaties en sectorrapportages. Allemaal nuttige informatie die je kunt gebruiken om mee te doen aan aanbestedingen.
Houd ook de Rijkscontracten in de gaten.
Hier vind je een overzicht van alle lopende contracten van de Rijksoverheid. Dat geeft je de kans om al voordat een contract afloopt, bij de opdrachtgever in beeld te komen. Je kunt dan achterhalen hoe de dienstverlening met de huidige aanbieder gaat. En wat er bijvoorbeeld in de toekomst anders of beter moet. Beïnvloeden voorafgaand aan de nieuwe aanbesteding dus.
2. Bepaal of je wel of niet wilt deelnemen aan de aanbesteding.
Als je op Tenderned een aanbesteding ziet die bij jouw bedrijf past, ga je bepalen of je wel of niet wilt deelnemen. Je begint natuurlijk bij het begin: het doorlezen van alle aanbestedingsdocumenten. Aanbestedingen bieden mooie kansen voor bedrijven. Maar kunnen ook kopzorgen veroorzaken. Want stel dat je wint? Kun je dan wel voldoen aan alle vragen en eisen waarop je volmondig ja op hebt geantwoord? Zorg dat je niet te lang wacht met de beslissing om wel of niet deel te nemen. Een aanbestedingsprocedure kent namelijk een strenge deadline. Ben je 1 minuut te laat met inleveren, dan geldt de inschrijving als ongeldig. Zonde van de geïnvesteerde tijd en moeite!
Je kijkt bij dit proces allereerst naar je eigen organisatie…
Want het voldoen aan alle wensen en eisen is niet voldoende. Referentieprojecten zijn bijvoorbeeld erg belangrijk. Heb je iets vergelijkbaars al bij andere klanten gedaan? Dan is dat natuurlijk een goede stap in de richting. Ben je ervan overtuigd dat jouw oplossing de beste is? Weer een stapje dichterbij. Denk je dat je een concurrerende prijs kunt bieden? Dan zit je al dicht tegen een ‘ja’ aan.
…maar natuurlijk ook naar je concurrenten.
Kennis van je concurrenten is natuurlijk altijd belangrijk. Niet in de laatste plaats bij een aanbesteding. Als je weet wie je concurrenten zijn, neem je hen ook mee in je analyse. Wat onderscheidt jouw bedrijf van de concurrent? Staan er in de eisenlijst van de aanbesteder onderdelen waar je beter op scoort? Of juist onderdelen waar jouw concurrent beter op scoort? Als dat laatste zo is, kun je proberen bij de vragenronde die eis te laten vervallen of af te zwakken.
Kun je bovenstaande zaken positief afvinken? Dan kun je echt aan de slag.
En breekt er een spannende en drukke periode aan. Want intern ‘ja’ zeggen, betekent vaak dat je medewerkers hun werk moeten laten liggen. Ze moeten immers aan de slag met de aanbestedingsdocumenten.
3. Stel een team samen.
Het hangt af van het soort aanbesteding, de branche en de indeling van je organisatie wie er in het team zitten. Grotere organisaties werken vaak met een tendermanager en een bidmanager. Kleinere organisaties niet. Daar is vaak de directeur/eigenaar de verantwoordelijke. Dat is ook degene die alle documenten rechtsgeldig mag ondertekenen. Dan is er vaak de accountmanager die verantwoordelijk is voor de teksten. De accountmanager werkt hiervoor meestal samen met inhoudelijk deskundigen. Afhankelijk van de complexiteit van de aanbesteding is er een calculator betrokken. In de praktijk vervult de accountmanager die rol ook vaak.
| Lees hier waarom accountmanagers helemaal geen aanbestedingen en offertes moeten schrijven. |
4. Organiseer een kick-off met het team.
Tijdens deze kick-off bespreek je wat de belangrijke aspecten van de aanbesteding zijn. Wat wordt de strategie? Wat is de planning? Wat wordt de werkverdeling? Tijdens de kick-off neem je alle documenten door. En zijn er waarschijnlijk ook zaken waar je meer duidelijkheid over nodig hebt. Gelukkig biedt de aanbestedingsprocedure de mogelijkheid om vragen te stellen: de Nota van Inlichtingen. Dat is een van de belangrijkste momenten binnen de aanbestedingsprocedure. Door goede en slimme vragen te stellen kun je winst behalen. Bedenk hierbij wel dat iedereen je vragen (en de antwoorden) kan inzien. Sommige vragen kun je dus beter niet stellen omdat je daarmee je concurrent ook slimmer maakt.
5. Ga nu aan de slag met het schrijven van de teksten.
Je wilt de opdracht natuurlijk winnen. Zorg er daarom voor dat je tekst onderscheidend, overtuigend, SMART, klantgericht en helder is. Als je tekst goed leesbaar is, heb je altijd een streepje voor. Volg daarom de opbouw van de vragen. Vaak is er een format waarbinnen je moet schrijven. Zorg er vooral voor dat je het de lezer zo makkelijk mogelijk maakt. Ook schrijfstijl is van belang. Niemand leest graag ellenlange zinnen vol jargon en wollig taalgebruik. Schrijf actief (geen zullen/worden/kunnen) en gebruik geen ouderwetse taal (conform). Ook al lees je dat ook vaak in de tekst van de aanbestedende dienst. Voor ambtelijke teksten geldt hetzelfde; ook die leest niemand graag. Laat de teksten altijd nalezen door het team.
| Ik heb al verschillende blogs geschreven over het schrijven van teksten. Lees bijvoorbeeld deze blog over overtuigend schrijven |
6. Bepaal je prijs.
Een van de lastigste onderdelen van de aanbesteding. Maar ook een van de meest doorslaggevende. Het hangt natuurlijk sterk af van je concurrentie. Ik ken voorbeelden waarbij alle deelnemers voor de laagste prijs inschreven. Als je dat niet doet, sta je gelijk een paar punten achter. Gelukkig hoeft dat niet altijd. Je wilt er tenslotte ook wat aan verdienen. Zorg er altijd voor dat je achter de ingediende prijs staat. Na het indienen van je aanbieding mag je niet opeens met andere prijzen gaan werken.
7. En dan ben je zover: je kunt de aanbesteding inleveren.
Omdat er strenge deadlines zijn, adviseer ik je niet tot het laatste moment te wachten. Wie weet werkt het internet of het platform even niet, of ben je een document kwijt. Zorg daarom dat je ruim voor de deadline alle teksten en documenten inlevert. Maak eventueel een screenshot of foto van je indiening. Dan weet je zeker dat je inschrijving wordt beoordeeld.
8. Kan de champagne open of niet?
Na het indienen van je voorstel, is het wachten geblazen. Het duurt vaak even voordat de voorlopige gunning bekend is. En vervolgens hebben je concurrenten altijd nog de mogelijkheid om een klacht in te dienen. Als al die procedures achter de rug zijn en je bent de winnaar: dan kan de champagne open.
Ook de wereld van aanbestedingen aan het ontdekken?
Wij helpen je graag met het winnen van aanbestedingen. Neem hier contact met ons op en we komen graag langs om kennis te maken.