Bij Loo van Eck, ons moederbedrijf, trainen we al meer dan 40 jaar enorm veel beleidsadviseurs. En al die adviseurs schrijven adviezen voor directie, management, bestuur, de gemeenteraad of het college. Een doelgroep die ontzettend veel moet lezen en maar beperkt de tijd heeft. Ze willen dus een concrete oplossing voor hun probleem. Daar hebben we jaren geleden een oplossing voor bedacht: de 30-secondenlijn. Een methodiek waarmee de bestuurder binnen 30 seconden weet wat jouw advies voor zijn probleem is en waarom hij daar ‘ja’ tegen moet zeggen.
Ook bij aanbestedingen gaat het erom dat je de lezer overtuigt van jouw oplossing voor zijn probleem. Ik kom daarbij steeds vaker tegen dat de opdrachtgever vraagt om een advies of een voorstel. En vanzelfsprekend heb je daar beperkt de ruimte voor. Zo had ik bij een aanbesteding voor de Haagse Inkoopsamenwerking (tegenwoordig Rijksinkoopsamenwerking) slechts 2 A4 ruimte om antwoord te geven op meerdere vragen. En toch is het gelukt ze te overtuigen van onze visie en aanpak. Hoe kun je beoordelaars in 30 seconden overtuigen van jouw advies? Dat lees je in deze blog.
Bij het geven van een advies, geef je in ieder geval antwoord op 4 vragen van de lezer.
Dat zijn hele basale vragen:
- Waarom krijg ik dit advies?
- Wat is het advies?
- Wat zijn de argumenten voor?
- Wat zijn de argumenten tegen?
Geef je advies in een piramidevorm.
Schrijven in een piramide betekent dat je begint met de belangrijkste informatie voor de lezer. Vervolgens werk je de boodschap verder uit. Dat staat dus haaks op wat veel mensen op school hebben geleerd. Daar leer je namelijk dat je begint met het onderzoek en vervolgens toewerkt naar een conclusie. Maar die conclusie is juist het belangrijkste voor de lezer. Waarom moet hij eerst jouw hele denkproces door terwijl je het hem hiermee veel makkelijk maakt? Precies: dat hoeft dus niet.
Beschrijf in de inleiding waarom je dit advies geeft.
Ook al heb je maar beperkt de ruimte, het is belangrijk om de beoordelaar te vertellen wat hij gaat lezen. Dat doe je kort bij ieder hoofdstuk. Geef daarin bijvoorbeeld een korte samenvatting van de vraag van de opdrachtgever. Geef in de inleiding nog geen antwoord op de vraag. Houd het vooral kort.
Vervolgens geef je het daadwerkelijke advies en bijbehorende argumenten.
Hier geef je antwoord op de vraag: waar moet de beoordelaar ‘ja’ tegen zeggen? Je zorgt natuurlijk dat je dat advies beargumenteert. Vaak heb je meerdere argumenten om de beoordelaar te overtuigen van jouw advies. Het is belangrijk dat je de argumenten helder opschrijft. Maar vooral ook dat je de argumenten op de juiste manier onderbouwt. Daarmee overtuig je de beoordelaar namelijk. Wij gebruiken daarbij altijd de argumentatieleer van Toulmin. Hij geeft aan dat uitleggen en overtuigen altijd in 3 stappen gaat:
- Stelling
- Argument
- Bewijs
Bijvoorbeeld:
- Ik adviseer je om bruine schoenen onder je pak te dragen.
- Dat past namelijk het beste bij de kledingstijl van gemeente X.
- Ik werkte daar namelijk zelf de afgelopen 6 maanden, en ik zag dat 9 van de 10 mannelijke medewerkers bruine schoenen onder hun pak droegen.
Dat is natuurlijk een versimpeld voorbeeld. Maar je ziet hoe de stelling, het argument en het bewijs elkaar logisch aanvullen. Zo werkt het ook met het geven van het onderbouwen van de belangrijkste boodschappen in een aanbesteding.
Maak je advies nog sterker door ook kanttekeningen te benoemen.
Naast het benoemen van de kanttekening wil je eventuele zorgen direct wegnemen door de kanttekeningen te neutraliseren. Hiermee overtuig je deze beoordelaar nog meer. Want je laat zien dat je hebt nagedacht over de tegenargumenten en geeft aan waarom dat een beheersbaar of acceptabel risico is.
Zorg er vooral voor dat je concreet en helder schrijft.
Als je een beoordelaar in 30 seconden wilt overtuigen, is concreet en helder schrijven natuurlijk essentieel. Hoe concreter je jouw standpunt onderbouwt, hoe beter. Abstracte termen als veel, regelmatig of later, zorgen voor extra vragen. Probeer dus (waar mogelijk) cijfers, namen of data te noemen. Dat geldt natuurlijk ook voor passieve termen als zouden, kunnen of willen. Lees hiervoor ook onze andere blog over SMART en concreet schrijven.
Wil je beoordelaars ook in 30 seconden overtuigen?
Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder.