In 1996, tijdens een persconferentie, raakte voetbaltrainer Louis van Gaal geïrriteerd door de in zijn ogen domme vragen van journalist Ted van Leeuwen. Hij deed toen de uitspraak ‘Ben ik nou zo slim of ben jij zo dom? Met een knipoog naar die uitspraak schrijf ik deze blog over SMART en concreet schrijven. SMART en concreet schrijven is één van de belangrijkste onderdelen bij het schrijven van een aanbesteding. Je wilt namelijk niet dat er open eindjes in een aanbesteding staan waar beoordelaars vragen over kunnen hebben.
SMART en concreet schrijven. Wat is dat nou eigenlijk?
Laat ik beginnen met de afkorting SMART. Die staat voor Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. Bij aanbestedingen wil je graag zo duidelijk, helder en concreet mogelijk zijn. Overigens geldt dat ook bij andere teksten. Maar ik focus in dit geval op aanbestedingen. Regelmatig zie ik doelstellingen voorbijkomen die niet SMART en concreet geschreven zijn. Teksten die vol abstract taalgebruik staan. En abstracte teksten roepen juist veel vragen voor de lezer op. Dat is nou precies wat je niet wilt.
Een voorbeeld van een doelstelling die niet SMART en concreet is:
| De nieuwbouwwoningen die we opleveren maken we energiezuinig. Daarmee zorgen we voor tevreden bewoners. Ook komen we daarmee tegemoet aan uw wens om aan de wereldwijd geformuleerde duurzaamheidsdoelen te voldoen. |
Deze doelstelling is erg abstract. En zorgt ervoor dat de beoordelaar veel vragen heeft. Hoeveel nieuwbouwwoningen maak je energiezuinig? Wat houdt het energiezuinig maken precies in? Wanneer lever je die nieuwbouwwoningen op? Hoeveel bewoners zijn tevreden? Hoe meet je die tevredenheid?
Diezelfde doelstelling wel SMART en concreet:
| Op 1 januari 2025 leveren we 100% van de nieuwbouwwoningen energiezuinig op. We installeren warmtepompen in alle huizen en voorzien ieder huis van 12 zonnepanelen. Daarmee maken we de nieuwbouwwoningen energieneutraal. Hiermee voldoen we aan uw eis om minimaal 80% van de nieuwbouwwoningen energieneutraal op te leveren. Ook voldoen we hiermee aan de wensen van toekomstige bewoners. Uit de enquête die we onder bewoners uit onze eerdere nieuwbouwprojecten organiseerden, gaf 80% aan het belangrijk te vinden hun energiekosten zo laag mogelijk te houden. |
Nu is de doelstelling wel SMART en concreet omschreven. Hieronder leg ik aan de hand van de letters uit hoe je de doelstelling concreet maakt.
1. Maak de doelstelling (project)Specifiek.
Het schrijven van een aanbesteding is maatwerk. Beoordelaars willen zien dat jouw visie en jouw oplossing specifiek bij hun vraag past. Maar ze willen niet alleen zien dat je voor hen schrijft. Ze willen ook dat je jouw doelstellingen specifiek maakt. Een doelstelling die duidelijk en nauwkeurig is. Een doelstelling die precies beschrijft wat er gedaan moet worden.
| Tip: gebruik hiervoor bijvoorbeeld de 5 W-vragen: wat, wie, waarom, waar en wanneer. |
2. Maak de doelstelling Meetbaar.
Met een meetbare doelstelling kun je makkelijker evalueren wat je bereikt hebt. En of je succes hebt. Tegelijkertijd is het natuurlijk spannend, want je kunt ergens op afgerekend worden. Maar je geeft wel een ambitie weer voor de beoordelaar.
| Tip: het makkelijkste om meetbaarheid weer te geven is het geven van getallen/aantallen. |
3. Maak de doelstelling Acceptabel.
De wens en vraag van de klant is leidend. Je wilt dus ook dat jouw doelstellingen rekening houden met de wensen van de klant. En dat de beoordelaar leest dat jouw oplossing dus ook echt relevant en aanvaardbaar is voor zijn probleem. Ook zorg je met een acceptabele doelstelling voor draagvlak.
| Tip: houd hierbij altijd het (eind)resultaat voor ogen. |
4. Maak de doelstelling Realistisch.
Een beoordelaar wil doelstellingen lezen die haalbaar zijn. Je wilt ook geen dingen beloven die je niet kunt waarmaken. Ga voor jezelf vooral na of je de beschikbare middelen, mensen en tijd hebt om jouw doelstellingen waar te maken.
| Tip: kijk bijvoorbeeld naar vergelijkbare projecten uit het verleden waarmee je jouw doelstellingen kunt onderbouwen. |
5. Maak de doelstelling Tijdgebonden.
Een goede doelstelling is gekoppeld aan een bepaalde datum. Het gaat erom dat jouw doelstelling binnen een bepaalde periode haalbaar is. Door een deadline te stellen, is het ook makkelijker om het doel te evalueren.
| Tip: een uitdagende deadline straalt ambitie uit. |
Welke 4 voordelen levert SMART en concreet schrijven op?
Nu je weet wat SMART en concreet schrijven is, is het ook belangrijk te weten wat het je oplevert. Ik geef graag 4 voordelen van het SMART en concreet schrijven van je aanbesteding.
1. Je overtuigt de klant.
Een van de belangrijkste onderdelen bij het schrijven van een aanbesteding is het overtuigen van de lezer. Je wilt laten zien dat jouw oplossing de juiste meerwaarde voor het probleem van de klant biedt. Je bent de lezer voor door specifieke, meetbare informatie te geven.
2. Je wint het vertrouwen van de klant.
Vertrouwen is de basis van een goede samenwerking. Door SMART en concreet te schrijven maak je de tekst persoonlijk en uniek. Je baseert de tekst namelijk op het probleem en de vraag van de klant. Daarmee geef je de klant aandacht en win je het vertrouwen van de klant.
3. Je vertaalt productkenmerken naar klantvoordelen.
Je wilt teksten schrijven die inspelen op koopmotieven. Dat doe je niet door vanuit jezelf te schrijven, maar vanuit de klant. Door SMART en concreet te schrijven ga je uit van de wens (of de angst) van de klant, geef je echt antwoord op zijn vragen en vertaal je jouw oplossing ook direct naar klantvoordelen.
4. Je toont professionaliteit en geloofwaardigheid.
Het laat zien dat je serieus bent over het behalen van je doelstellingen en dat je een goed doordacht plan hebt.
Wil je ook aanbestedingen inleveren die SMART zijn?
Neem dan hier contact met ons op. Wij gaan graag voor je aan de slag!