Op de middelbare school hadden we vroeger kluisjes. Dat is ongetwijfeld nog steeds zo, maar mijn middelbare schooltijd ligt alweer wat jaartjes achter mij. Terug naar de kluisjes. Omdat ik niet zo’n ochtendmens ben, vergat ik nogal eens de sleutel om mijn kluisje mee te openen. Dat betekende dat ik (alweer) naar de conciërge mocht lopen om hem om hulp te vragen. Hij had namelijk de loper die toegang gaf tot alle kluisjes op school. De conciërge kreeg het vertrouwen van de schoolleiding om de loper in bezit te hebben en daar goed mee om te gaan.
Vertrouwen speelt ook bij aanbestedingen een grote rol. Een aanbesteding is een complex slot. En voor een slot heb je de juiste sleutel nodig. De aanbestedende dienst heeft een probleem (het slot) en zoekt daar de juiste oplossing (sleutel) voor. De aanbestedende dienst moet ook vooral vertrouwen hebben dat de oplossing van de inschrijver ook daadwerkelijk de juiste is. Maar hoe zorg je nou voor vertrouwen bij de aanbestedende dienst? In deze blog lees je 5 tips om vertrouwen te wekken.
1. Wek vertrouwen door eerlijk en transparant te zijn.
Eerlijkheid en transparantie is de basis voor vertrouwen. Dat geldt bij iedere relatie die je aangaat, dus ook die met een aanbestedende dienst. Daarom is SMART schrijven ook zo belangrijk bij een aanbesteding. In dit geval draait het dan vooral om de R: Realistisch. Schets een realistisch beeld van de oplossing die je biedt. Denk hierbij ook aan de planning of bepaalde doelen die de aanbestedende dienst nastreeft. Je kunt beter uitleggen waarom bepaalde acties of doelen meer tijd of geld kosten dan er later op terug te komen. Op die manier geef je de aanbestedende dienst het vertrouwen in jouw capaciteiten.
Eerlijkheid en transparant zijn geldt overigens ook voor de aanbestedende dienst. De Aanbestedingswet heeft daarom 4 beginselen: non-discriminatie, gelijke behandeling, transparantie en proportionaliteit. Op de website van PIANOo lees je dat transparantie betekent dat vooraf met een voor iedereen leesbare beschrijving duidelijk moet zijn wat er verwacht wordt. Beslissingen moeten duidelijk worden gemotiveerd.
2. Wek vertrouwen door je aan je beloftes te houden.
Beloftes in een aanbesteding moet je waarmaken. Je wilt de aanbestedende dienst natuurlijk overtuigen van jouw oplossing. Ik schreef daar al eerder een blog over. Dat doe je door je oplossing, jouw belofte, te onderbouwen met bewijs. Want oplossingen zonder bewijs hebben weinig waarde. Zorg er daarom voor dat je de beloftes die je doet ook kunt onderbouwen met bewijs. Bijvoorbeeld door quotes of anekdotes van klanten. Door cijfers te leveren die bewijzen dat je waarmaakt wat je belooft. Want daarmee wek je pas echt vertrouwen.
3. Wek vertrouwen door duidelijke en begrijpelijke taal te gebruiken.
Daar is het stokpaardje weer. Vermijd jargon en ingewikkelde terminologie, tenzij je zeker weet dat de beoordelaar bekend is met de terminologie. Duidelijke communicatie vermindert verwarring en bevordert begrip. Laat zien dat je kennis hebt van het onderwerp door zaken duidelijk uit te leggen. Want juist door alles in heldere taal op te schrijven, wek je vertrouwen bij de aanbestedende dienst. Ze begrijpen dan namelijk echt wat je bedoelt en aanbiedt.
4. Wek vertrouwen door herkenbaar en consistent in je taalgebruik te zijn.
Herkenbaarheid en consistentie in je taalgebruik zijn belangrijk. Kernwaarden en tone of voice spelen hierbij een grote rol. Kernwaarden moeten niet alleen maar loze termen zijn. Je moet ze daadwerkelijk vertalen in je communicatie. Heb je als kernwaarde bijvoorbeeld klantgericht? Zorg er dan voor dat je dit in je tekst ook uitstraalt. Laat zien waarom je klantgericht bent. En hoe je ervoor zorgt dat je medewerkers dat gedrag ook uitstralen. Ook dat kun je bijvoorbeeld weer bewijzen met een voorbeeld van eerdere projecten. Waarbij je een klant laat vertellen over de klantgerichtheid van jouw bedrijf.
Zorg er ook voor dat je tone of voice aansluit bij de aanbestedende dienst. Probeer een verbinding te maken met de aanbestedende dienst. Probeer de woorden te gebruiken die de aanbestedende dienst ook gebruikt. Doe hiervoor ook de moeite om iets verder te kijken dan de leidraad. Bijvoorbeeld op de website, of andere bronnen.
5. Wek vertrouwen door zorgvuldig te zijn.
Haastige spoed is zelden goed. Het schrijven van een aanbesteding vergt tijd. En vaak heb je niet veel tijd om een goede inschrijving in te dienen. Maar je wilt natuurlijk niet uitstralen in je tekst dat het een haastige klus is geweest.
Zorg er daarom bijvoorbeeld voor dat je tekst geen spelling- en grammaticafouten bevat. Een mooie metafoor die een collega van mij hiervoor gebruikte is: spelling- en grammaticafouten zijn als spinazie tussen iemands tanden. Je raakt erdoor afgeleid. En je loopt het risico dat je boodschap minder goed overkomt. Of dat de lezer het idee krijgt dat je het hebt afgeraffeld. Dat wekt natuurlijk geen vertrouwen.
Heb ik vertrouwen bij jou gewekt met deze blog?
Dat hoor ik natuurlijk graag. We staan klaar om je te helpen met het schrijven van een aanbesteding. Neem dan hier contact met ons op.