Tijdens Kerstmis 2021 heb ik mijn vriendin ten huwelijk gevraagd. Een emotioneel moment, waarbij ze op de belangrijkste vraag gelukkig volmondig ‘ja’ zei. En aanstaande vrijdag is het zover: dan stappen we in het huwelijksbootje. Hopelijk zegt ze dan ook nog steeds ‘ja’. Ook bij aanbestedingen is het ‘ja’ of ‘nee’ moment belangrijk: de kwalificatie. Waarom zeg je ‘ja’ en waarom zeg je ‘nee’ tegen een aanbesteding? Voor ieder scenario lees je 3 argumenten. Uiteraard begin ik met de ‘ja’.
1. Ja, want wij winnen het vertrouwen van de opdrachtgever met onze oplossing.
Die overtuiging is belangrijk. Bij het schrijven van een aanbesteding wil je namelijk zelfvertrouwen uitstralen in de tekst. Hierbij is het natuurlijk belangrijk dat je over verschillende soorten informatie beschikt. Informatie over je concurrenten bijvoorbeeld. Wat onderscheidt jouw bedrijf van de concurrent? Wat biedt de concurrentie? Hebben zij al een relatie met de opdrachtgever? Maar informatie over de opdrachtgever is natuurlijk ook van belang. Daar ligt een belangrijke rol voor je commerciële afdeling. Hoe goed kennen zij de opdrachtgever? Wie neemt de beslissingen? En wat is de vraag achter de vraag?
Als je de juiste informatie hebt, kun je beter inschatten of je daadwerkelijk de beste oplossing hebt.
2. Ja, want de overheid is een hele fijne opdrachtgever.
Dat durven wij na 40 jaar wel te zeggen. Bij de overheid is altijd veel mogelijk. Ze staan open voor innovaties. Ze staan open voor ideeën uit de markt. Sterker nog, ze vragen de markt in sommige gevallen om hen te helpen bij het vormgeven van de vraag: de marktconsultatie. En ook niet onbelangrijk: ze betalen altijd. Toch ook wel een goede reden.
Is het werken voor de overheid dan allemaal rozengeur en maneschijn? Natuurlijk niet. Het zijn bijvoorbeeld vaak bureaucratische monsters waar beslissingen niet altijd snel genomen worden. De vraag is of dat nadeel opweegt tegen de voordelen.
3. Ja, want als je eenmaal binnen bent bij de overheid, heb je kans op meer opdrachten.
Referenties zijn belangrijk. Zeker bij aanbestedingen. Daar vragen ze in iedere aanbesteding om. En dan is het natuurlijk een pluspunt als je de overheid als referent kunt doorgeven. Dat geldt overigens niet alleen voor aanbestedingen. Ook in reguliere commerciële trajecten staat een overheidsorganisatie goed op je cv.
Zorg er wel voor dat je referentiedatabase op orde is. Last minute nog een referent moeten vragen zorgt alleen maar voor stress.
| Natuurlijk schrijft niet alleen de overheid aanbestedingen uit. Ook bij bijvoorbeeld woningcorporaties, de onderwijssector en zorgsector vind je veel aanbestedingen. |
1. Nee, want we kunnen niet aan de eisen of we hebben de capaciteit niet om aan de vraag te voldoen.
In aanbestedingsdocumenten vind je altijd een Programma van Eisen. Daarin staat waaraan je allemaal moet voldoen. Het hangt natuurlijk heel erg af van de branche waarin je werkzaam bent welke eisen veel voorkomen. Eisen zijn de criteria waaraan je moet voldoen. Ook vind je vaak een Programma van Wensen: de gunningscriteria. Hier kun je met jouw oplossing meerwaarde bieden voor de opdrachtgever. Het Programma van Eisen en Programma van Wensen zijn essentieel bij het bepalen of je wel of niet deelneemt aan de aanbesteding.
Het wel of niet hebben van de capaciteit kan gaan over 2 aspecten. Ten eerste kan het zijn dat je de capaciteit niet hebt om de aanbesteding uit te voeren. Het is belangrijk dat je de mensen hebt om de aanbesteding ook daadwerkelijk uit te voeren. Dat is een vraag die je bij de kwalificatie van de aanbesteding moet stellen. Kunnen we aan de vraag voldoen? Is het antwoord daarop nee? Dan houdt het al gauw op.
Het tweede aspect is de capaciteit om een goede inschrijving te doen. Je wilt natuurlijk wel een plan opleveren waarmee je de aanbesteding kunt winnen. Oftewel een creatief en onderscheidend plan. Als je medewerkers het al veel te druk hebben met andere bezigheden, is het waarschijnlijk beter om ‘nee’ te zeggen.
| Of je schakelt natuurlijk de hulp in van een goed bureau. Hier kun je contact met ons opnemen. Wij helpen graag. |
2. Nee, want we willen niet voor de laagste prijs inschrijven.
Prijs is altijd een belangrijke factor bij aanbestedingen. Er zijn verschillende beoordelingssystematieken die inkopers kunnen gebruiken. Als het de doorslaggevende factor is, zijn inkopers verplicht dit te vermelden. Bovendien moet ze hun beslissing bij de gunning ook goed motiveren. Weet je van je eigen bedrijf dat je zelden of nooit op prijs wint, kun je je op dit soort aanbestedingen beter niet inschrijven.
Veruit de meeste aanbestedingen gaan tegenwoordig via de BKPV-methode. Dat staat voor Beste Prijs Kwaliteit Verhouding. Bij deze methode geldt niet de laagste prijs, maar de grootste toegevoegde waarde. Dat betekent dat je je als bedrijf kunt onderscheiden van je concurrent. Door een creatieve en vernieuwende oplossing te bieden. Door meer kwaliteit te bieden dan je concurrent. Op deze manier maken kleinere bedrijven veel meer kans tegen de grote bedrijven.
3. Nee, want we hebben weinig tot geen ervaring met het schrijven van een aanbesteding.
Het schrijven van een aanbesteding is een vak apart. Naast alle documenten die je moet aanleveren, is het schrijven van een goed plan veel werk. En het moet ook nog binnen een gestelde termijn. Vaak is dat een week of 6. Een goed plan is onderscheidend, overtuigend en goed leesbaar. Bij de meeste aanbestedingen geldt een maximumaantal pagina’s of woorden. Je moet dus ook nog eens zo concreet mogelijk schrijven. En dan heb ik het nog niet eens over SMART gehad.
| In dit blog lees je meer over SMART schrijven. |
Kortom, het schrijven van een aanbesteding is lastig. Het is dan ook goed om te overwegen hiervoor hulp in te roepen van specialisten. Om in ieder geval een goed plan van aanpak in te dienen, waardoor je op dat onderdeel niet verliest.
Wil je ook vaker ‘ja’ zeggen tegen aanbestedingen?
Schakel onze hulp in bij het schrijven van het plan. Neem hier contact met ons op.